KVKK Aydınlatma Metni

1. Rollerin ayrımı — bu metin kimin için

Perplus Öğrenci, okullara sunulan bir yazılım hizmetidir. Sistemde tutulan öğrenci ve veli verileri bakımından veri sorumlusu okuldur; Önder Zaman Kontrol ve Güvenlik Sistemleri veri işleyen sıfatıyla hareket eder ve veriyi yalnızca okulun talimatıyla işler.

Bu metin, Önder Zaman’ın veri işleyen sıfatıyla yaptığı işlemeyi şeffaf biçimde anlatır. Velilerin aydınlatılması yükümlülüğü okula aittir; okul kendi aydınlatma metnini hazırlarken buradaki bilgileri kullanabilir.

Okulun kendi personeline (panel kullanıcıları) ve sözleşme muhataplarına ait veriler bakımından ise Önder Zaman veri sorumlusudur.

2. İşlenen kişisel veriler

Sistemde öğrencinin adresi, kimlik numarası, sağlık bilgisi, notu ya da akademik durumu tutulmaz. Bu alanlar veri modelinde bulunmaz.

3. Çocuklara ait veriler

Sistemin işlediği verinin büyük kısmı çocuklara aittir ve çocuk kendi verisi hakkında karar veremez. Bu nedenle:

• Öğrenci verisini sisteme okul girer; öğrenciden doğrudan veri toplanmaz.
• Bir velinin çocuğuna ait kayıtları görebilmesi için okulun onayı şarttır. Veli kendi kaydını açabilir, ancak okul onaylamadan hiçbir öğrenci verisine erişemez.
• Bir öğrenciye en fazla iki veli bağlanabilir. Sınır uygulama tarafından zorunlu tutulur.
• Velilerin aydınlatılması ve gereken hâllerde rızalarının alınması okulun yükümlülüğündedir.

4. İşleme amaçları

• Öğrencinin okula giriş ve çıkışının kaydedilmesi.
• Velinin bu giriş-çıkışlardan ve devamsızlıktan haberdar edilmesi.
• Okulun devam takibi yapması ve rapor üretmesi.
• Okulun velilere duyuru iletmesi.
• Hesap güvenliği, yetkilendirme ve işlemlerin izlenebilirliği.
• Teknik destek taleplerinin karşılanması.

Veriler pazarlama amacıyla kullanılmaz, üçüncü kişilere satılmaz ve reklam amaçlı profilleme yapılmaz.

5. Hukuki sebepler

Önder Zaman verileri okulun talimatıyla, veri işleyen sıfatıyla işler. Okulun dayandığı hukuki sebepler tipik olarak şunlardır (nihai değerlendirme veri sorumlusu olarak okula aittir):

• KVKK m.5/2-c — sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (okul–veli ilişkisi).
• KVKK m.5/2-ç — veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (devam takibi mevzuatı).
• KVKK m.5/2-f — ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (öğrenci güvenliği ve velinin bilgilendirilmesi).
• Bunların karşılanmadığı hâllerde açık rıza (m.5/1).

6. Özel nitelikli veriler ve biyometri

Biyometrik veri, KVKK m.6 anlamında özel nitelikli kişisel veridir ve işlenmesi ağır şartlara bağlıdır.

Varsayılan kurulumda biyometri kullanılmaz. Perplus Öğrenci kart yöntemiyle kurulur; sunucuda parmak izi şablonu tutulmaz. Öğrenci, cihaz için yalnızca bir numaradır.

Kullanılan cihazların bir kısmı donanımsal olarak parmak izi okuyabilmektedir. Bir okul bu yöntemi tercih ederse, özel nitelikli veri işlemenin tüm hukuki yükümlülükleri (açık rıza, ek güvenlik tedbirleri, Kurul kararlarına uygunluk) veri sorumlusu olan okula aittir ve bu ayrıca yazılı olarak kararlaştırılır.

7. Verilerin saklandığı yer

Kişisel veriler, hizmetin sunulduğu bulut altyapısında saklanır. Bu altyapı Almanya’da konumlanmıştır; veriler bu kapsamda yurt dışına aktarılmaktadır.

Yurt dışına aktarım KVKK m.9 hükümlerine tabidir. Okul, veri sorumlusu sıfatıyla bu aktarımın hukuki dayanağını sağlamakla yükümlüdür. Önder Zaman, bu yükümlülüğün yerine getirilmesi için gereken bilgi ve belgeleri sağlar; ayrıntı Veri İşleyen Sözleşmesi’nde düzenlenmiştir.

8. Verilerin aktarıldığı taraflar

Bunların dışında üçüncü kişilere aktarım yapılmaz. Veriler reklam ağlarına, veri simsarlarına ya da analiz şirketlerine verilmez.

9. Saklama süreleri

Abonelik sona erdiğinde veriler okulun talebiyle dışa aktarılır ve ardından Veri İşleyen Sözleşmesi’nde belirlenen süre içinde silinir.

10. İlgili kişinin hakları

KVKK m.11 uyarınca ilgili kişi (veli ve gereken hâllerde öğrenci adına velisi):

• Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• Kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonuç doğmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

11. Başvuru yolu

Önder Zaman’ın veri sorumlusu olduğu hâller (okul personeli hesapları, sözleşme muhatapları) için başvuru:

Başvurular en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Kimliğin doğrulanabilmesi için ek bilgi istenebilir.